Hoy en día… ¿quién no tiene más de una cuenta de correo? Hace falta un e-mail para todo: para tu correo personal, para las redes sociales, para suscribirte a distintos servicios, para el tfno, para recibir descuentos… Por no mencionar que para tu negocio probablemente necesites no uno, sino al menos dos para empezar.

Gestionarlas es fácil si solo cuentas con un par de ellas: con entrar cada cierto tiempo en cada una para revisar los correos y estar al día, será más que suficiente. Pero si eres un rarito como yo y tienes varias cuentas de correo para distintas finalidades, quizá te estén volviendo un poco loco si no encuentras la forma de gestionarlas bien.

Porque cuando no necesitas revisarlas todos los días, no pasa nada, no estresa. Tus correos se almacenan ahí hasta el momento en que los revises. Pero cuando tienes que estar al tanto de todo lo que llega al inbox de cada una… Ahí la cosa cambia, la verdad, e intentas automatizar los siguientes pasos que tienes que dar:

• que si tienes que poner la URL del proveedor correspondiente para acceder vía web…
• que si inicias o cierras sesión…
• que si estas en otro inbox justo cuando recuerdas que se te ha olvidado contestar a menganito del inbox tal…
• que si no puedes abandonar esa bandeja de entrada de la cuenta en la que te encuentras, porque estas pendiente de una respuesta urgente de un colaborador. Pero es que también tienes mandarle un correo a tu madre y para eso, desde luego no utilizas la cuenta de correo de tu negocio…
• y así mil ejemplos más.

Esto antes me pasaba continuamente y llegaba al extremo de terminar tan endemoniada con el tema, que llegué a aborrecer este medio de comunicación, dejando de utilizarlo durante largas temporadas.

Pero esto tampoco era la solución, así que tendría que buscarme la vida para organizar este tema de otra forma… Por lo menos para que la cordura no decidiese abandonarme por completo.

Revisé las opciones de configuración de los proveedores de correo que tenía por aquel entonces con los planes de hosting que disponía. Una gaita porque aunque si bien es cierto que podía crear todos los buzones de correo que quisiera, no podía conseguir una única interfaz desde donde poder gestionar el correo de mis 4 cuentas de correo principales, de distintos proveedores además.

Y un día hace muuuchos años, me dió por mirar en Gmail. Lo utilizaba para mi cuenta de correo personal y si no recuerdo mal, no hacía mucho que había dejado de funcionar con invitación. Revisando sus opciones de configuración fue donde encontré la solución a mis problemas.

¡Cuéntame cómo gestionas tus cuentas de correo!

Lo primero que debes hacer, es acceder a tu cuenta de correo de Gmail y a través del menú de configuración (rueda dentada) selecciona la opción Configuración:

Y accede a la pestaña Cuentas e Importación (1), donde encontrarás la opción que te permitirá integrar una cuenta de correo de cualquier dominio (2) en tu bandeja de entrada de Gmail.

En el momento en que seleccionas la opción de Añadir una cuenta de correo POP3 tuya, se abre un asistente que debes completar con:

1. La dirección de correo electrónico que quieres configurar…

2. Los datos de tu servidor de cuenta de correo. Si algún dato no lo tienes, debes pedírselo a tu proveedor:

3. Completados los datos, el asistente te confirma que la cuenta ya  está creada y te consulta si además de recibir los correos de esa cuenta, también quieres poder enviar emails a través de la misma. Yo le digo que sí, precisamente porque eso es lo que me interesa que haga:

4. Ahora introducirás los datos del servidor de correo saliente. Ten cuidado porque debes desmarcar la opción Tratarlo como un alias:

Una vez más si te falta algún dato, solicítaselo a tu proveedor de correo electrónico:

5. Cuando añades la cuenta, Google comprueba que los datos facilitados son correctos y para verificar que eres el propietario de la cuenta, te remite un email a la misma, desde donde debes confirmar la operación, ya sea pulsando en el enlace que envían o bien a través de un código único que te habrán remitido en el mismo email:

6. Confirmado el proceso, se añade automáticamente esta cuenta de correo a tu cuenta de Gmail:

Puedes añadir hasta 5 cuentas de correo a una sola cuenta de Gmail, así que con este truco, no tendrás problema para gestionar tus cuentas de correo principales. Si tienes mayor número de cuentas una de dos: o trabajas mucho o tienes pendiente sanear un poco, para quitar un poco de dificultad de tu día a día 😉

Con esta configuración, todos los emails que recibas para cada una de las cuentas, llegarán a tu Inbox de Gmail, desde donde podrás contestarlos con las mismas cuentas. Eso sí, para esta configuración te recomiendo que utilices filtros para archivarlos, sino puede ser un caos. ¿Qué te ha parecido? ¿Conocías ya este truco ?¡Cuéntamelo!